בכל משרד יש כמה מסמכים רגישים שצריכים להישמר באופן קפדני בגבולות המשרד בלבד. במשרדים מסוימים מדובר בטפסים רפואיים של מטופלים, באחרים מדובר בהתנהלות פיננסית ממוקדת של לקוחות והרשימה עוד ארוכה. יצאנו לבדוק מהי הדרך הנכונה ביותר לעבודה עם מסמכים רגישים שכאלו וחזרנו עם כל הפרטים שאתם, עובדי המשרדים, צריכים להכיר מקרוב.

תכירו את הרקע לכתיבת המדריך

את המדריך שאתם קוראים ברגעים אלו ממש, אנו כותבים לאחר שאירע מקרה מצער במשרד הסמוך לנו. מדובר במשרד של רופא אורתופד פרטי שהגיעה אליו מזכירה חדשה שלא מכירה את התחום באופן מעמיק. המזכירה מסרה שלא במתכוון טופס רגיש של מטופל מסוים אל מטופל אחר. המקרה אירע בשוגג. שכן, היא לא ידעה על הדרך לעבוד עם מסמכים רגישים במשרד. כששמענו על מקרה זה, הבנו שיש צורך להעלות את המודעות בנושא ולאפשר לבעלי המשרדים ולעובדיהם לקבל תזכורת אודות דרך זו שצפויה להציל להם את המוניטין.

תכירו את הדרך הנכונה לעבודה עם מסמכים רגישים במשרד

אם יצא לכם לעבוד בעבר במשרד בעל שם (או אם אתם עובדים במשרד שכזה היום), סביר להניח שנתקלתם לפחות ב- 2 מגרסות שונות. שכן, בכל משרד איכותי ומקצועי יש מגסות נייר. במרבית המקרים מדובר במגרסה אחת גדולה שנמצאת במרבית המקרים במחסן או בחדר צדדי שמשמשת את צוות המזכירות לגריסת מסמכים בכמות גדולה מאוד. המגרסה השנייה היא זו שנמצאת בדרך כלל באחד או יותר מהחדרים הבאים:

• חדרי ההנהלה
• חדר ישיבות
• מתחם המזכירות

מדובר במגרסה קטנה יותר שמאפשרת לגרוס מסמכים בקלות ובנוחות מיד לאחר השימוש בהם.

למה חשוב לעבוד עם מגרסות במשרד?

כל משרד חייב שתהיה לו לפחות מגרסה אחת בגלל שמכונה זו מפחיתה את הסיכויים שמסמכים רגישים יסתובבו במקומות שהם לא צריכים להיות בהם. אם למשל מזכירה מקבלת מסמך רגיש שהיא צריכה רק להסתכל עליו ולאחר מכן אין לה צורך בו – היא צריכה להחזיר אותו ללקוח או לגרוס אותו במקום. שכן, אם המסמך יעבור לגורם חיצוני, הדבר עלול להעמיד את המשרד כולו בפני תביעה שראוי להימנע ממנה.

שימוש במגרסה חוסך עוגמת נפש

בעלי משרדים ועובדיהם שעושים שימוש באופן תדיר במגרסה יכולים לחסוך לעצמם עוגמת נפש גדולה. שכן, ברגע שהם מעבירים כל מסמך רגיש אל תוך המגרסה, זו קורעת את הנייר לחתיכות קטנות מאוד. כך שבעצם, אין סיכוי שהמסמך יוכל להגיע אל ידיים לא נכונות.

כמה מילים לפני סיום מדריך

רגע לפני שהמדריך הנוכחי מסתיים, אנו רוצים לסכם בכמה מילים את הדרך הנכונה לעבוד עם מגרסה למטרת גריסה של מסמכים רגישים במשרד ולבקש מכם קוראים יקרים – אם אתם מכירים בעל משרד שמסיבה כלשהי עוד אין לו מגרסה, תעבירו לו את המדריך הנוכחי ותצילו אותו.